Chef de Projets Evénementiel… les coulisses

 

Un jour, un proche me parlait de difficultés rencontrées à son travail et me dit «tu ne te rends pas compte toi, ton travail c’est la fête, les paillettes […] ». C’est vrai, il y a des métiers avec des enjeux bien plus « graves » (médecin, avocat,…), mais la personne en question était professeur ! J’ai soudain réalisé que pour certains, travailler dans l’événementiel consistait en l'organisation de "grosses fêtes sans objectifs" en discutant tranquillement, une "coupette" de champagne à la main, et une robe de cocktail sur le dos. 

 

 

J’ai décidé d’écrire cet article pour expliquer (y compris à mes proches) en quoi consistait mon métier passionnant et poignant : Chef de Projets Événementiel (et briser le "mythe des paillettes").

 

 

1/Monsieur Z. vient nous voir pour organiser un événement (un mariage, une soirée, une inauguration,…) avec quelques informations (généralement plutôt brutes). Il faut comprendre son projet, ses besoins, ses attentes afin de lui faire une proposition « dans le mille ». On fait le journaliste et on lui poste beaucoup de questions, elles doivent être pertinentes. On ne peut pas se permettre de rappeler Monsieur Z. toute les 5 minutes pour avoir des précisions sur tel ou tel point, ou parce que l’on a oublié de demander si il souhaitait que le repas soit un cocktail ou un repas servi à table. [Ça tombe bien chez MADE Evénéments on est curieux, à l’écoute et on a un grand sens du relationnel]. Monsieur Z. n’a jamais organisé d’événements. Nous devons l’aider dans ses décisions et l’orienter dans ses choix, par conséquent faire preuve de persuasion [« Monsieur Z., un cocktail, à midi en plein mois d’août, même avec des parasols risque d’être insoutenable pour vos invités, nous pourrions envisager le verre d’accueil en extérieur et le cocktail dans la salle, qu’en pensez-vous ?»]

 

2/Monsieur Z. nous informe de son budget global pour l’organisation de cet événement. Une fois cette information communiquée on rentre dans le vif du sujet. Il faut dénicher les prestataires (location d’une salle, traiteur, location de matériel technique tel que des micros ou un écran, musicien, DJ, décoration, photographe, etc.) qui collent à la fois aux envies de notre cher Monsieur Z., mais également à son budget [challenge].

 

3/On fait appel à notre solide réseau de prestataires (que l’on entretien régulièrement grâce à des échanges de courtoisie). Mais comme Monsieur Z. souhaite organiser son événement dans la ville de ZEBRA (et que nous n’avons pas de salle partenaire à cet endroit) nous prospectons, visitons plusieurs salles pour enfin trouver la bonne, la présenter à Monsieur Z. et que cette dernière lui convienne. [Monsieur Z. est un client exigent – et nous nous devons de le satisfaire pleinement].

 

4/Chez MADE Evénéments nous bénéficions de tarifs préférentiels avec de nombreux fournisseurs, mais ce n’est pas systématique, et pour que l’ensemble du projet concorde avec le budget de Monsieur Z., nous devons négocier les tarifs avec les fournisseurs et parfois faire entendre raison à Monsieur Z. pour qu'il fasse des concessions. [« Monsieur Z. des toasts à la truffes pour 3€ par personne… désolée mais ce n’est pas possible. Et si nous partions plutôt sur un mélange forestier à 2€?]

 

5/Quand les contrats sont tous validés avec les différents fournisseurs … ce n’est pas terminé ! Nous devons nous occuper de la communication. Créer une invitation et donc faire preuve de créativité pour un visuel efficace, ou une affiche, ou bien encore des flyers. Pour ne rien vous cacher Monsieur Z. souhaite que les participants s’inscrivent en ligne à son événement. Nous créons pour lui un site internet dédié, avec la possibilité de s’inscrire sur internet, un message de confirmation est envoyé, et bien sur nous diffusons largement l’information par mail (via une newsletter rédigée pour l’occasion) ainsi que sur les réseaux sociaux (via une page dédiée). Nous invitons également les institutionnels (Le Maire par exemple) à se joindre à l’événement et à prendre la parole.

 

6/C’est alors la phase "d’attente" où nous devons surveiller l’évolution du nombre d’inscrits, veiller à ce que tous les prestataires soient bien dans les temps, continuer d’inviter de nouveaux prospects à l’événement de Monsieur Z. [A ce propos les stylos qui seront offerts aux invités ont-ils été livrés ? Et les badges sont-ils tous imprimés ?] Entre temps nous avons rédigé un communiqué de presse envoyé aux journaux de la région pour avoir (peut-être) un bon papier qui parle de l’événement de Monsieur Z.

 

7/Le jour de l’événement, il nous nous levons très tôt (voir nous arrivons la veille - ou même dans certains cas plusieurs jours avant). Mettre en place la signalétique (comme par exemple les panneaux de fléchage,…), veiller au montage de la scène, des projecteurs, des tables et j’en passe et bien souvent mettre « la main à la pâte » pour porter, déménager, scotcher, ... Sur place (dans nos chaussures de sports les plus confortables) on court derrière chaque fournisseur pour que tout le monde soit prêts et que tout soit parfait à l’arrivée de Monsieur Z et ses invités : un vrai casse tête de management pour lesquels il faut de la voix et du caractère . ["Comment ? Le photographe n’est pas encore arrivé ? Mais il devait être là pour 10h30!"]

 

8/Accueillir les invités, avec un grand sourire (alors que nous cherchons simultanément une solution de dernière minute pour gérer un groupe de voyageurs en caravane stationnant, précisément ce jour là, sur le parking dédié aux véhicules des invités). [si si, c’est du vécu]. Monsieur Z. risque d’être furieux il faut trouver une solution … comment aurions nous pu prévoir cela ! [la gestion de l’imprévu…une averse, une panne… c’est le nerf de la guerre dans l’événementiel].

 

9/Quand tout rentre dans l’ordre, nous veillons au bon déroulement de l’événement… de A à Z. et quand tout le monde est parti, Monsieur Z. nous remercie et c’est vrai, on peut parfois se faire offrir une petite coupe de champagne [bien mérité il faut l'avouer après un tel marathon] .

 

10/Les jours suivants, alors que le cocktail "excitation/pression/rythme cardiaque" redescend doucement comme un soufflet, on s’occupe de la réception des factures et les paiements des fournisseurs, de rédiger un petit mail de remerciement, de faire le tri des photos prises par le photographe et de surveiller la presse, dans l’espoir d’un article de bon goût…  [" voilà Monsieur Z. on remet ça l’année prochaine? "]

 

 

Marion, MADE Evénéments

 

 

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